Norma dispõe sobre o
recolhimento de guarda permanente, produzidos e acumulados pelos órgãos e
entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional
O decreto nº 60.145, de 11 de
fevereiro de 2014 e publicado nesta quarta-feira (12), determina que os órgãos
e entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional
deverão adotar as providências necessárias para o recolhimento de seus
documentos de guarda permanente, em qualquer suporte, ao Arquivo Público do
Estado, visando sua preservação e acesso público. São considerados documentos
de guarda permanente aqueles com valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Por meio do Decreto, devem ser
recolhidos os seguintes documentos: produzidos e acumulados até 31 de dezembro
de 1940; produzidos e acumulados após 31 de dezembro de 1940, destinados à
guarda permanente pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração
Pública do Estado de São Paulo; produzidos e acumulados após 31 de dezembro de
1940, destinados à guarda permanente pelas Tabelas de Temporalidade de
Documentos das Atividades-Fim dos órgãos e entidades, aprovadas pela Unidade do
Arquivo Público do Estado, após o cumprimento de seus prazos de guarda; e
documentos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse
público e social.
De acordo com o coordenador do
Arquivo Público do Estado de São Paulo, Izaias Santana, "há necessidade de
esforço de todas as secretarias, autarquias e fundações para transferir o
acervo anterior a 1940, declarados por lei de valor histórico, para o novo
prédio do Arquivo, assegurando a guarda e a preservação e ampliando a
possibilidade de consulta pelos pesquisadores".
Para Ieda Pimenta Bernardes,
diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de
São Paulo, o decreto é uma iniciativa histórica no sentido de integrar os
documentos de guarda permanente ao acervo público do Estado. "A
incorporação dessas novas fontes documentais certamente representará um grande
impulso aos estudos históricos sobre São Paulo", diz.
Os órgãos ou entidades que
ainda não possuem Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim
deverão providenciar sua elaboração até 31 de dezembro de 2014, com data final
para recolhimento de seus documentos de guarda permanente, relativos às
atividades-fim, até 31 de dezembro de 2015.
"A elaboração do plano de
classificação é uma medida indispensável para a gestão dos documentos públicos.
O controle da temporalidade permite a preservação do que tem valor histórico e
eliminação dos documentos dispensáveis, proporcionando a médio prazo economia
aos cofres públicos, que deixará de guardar documentos descartáveis",
reforça Izaias Santana.
Esse decreto conclui um
processo em que o Arquivo Público atuou no mapeamento de documentos de valor
permanente anteriores a 1940 nos órgãos do Estado. Segundo Marcelo Quintanilha,
Diretor Técnico do Centro de Acervo Permanente, toda documentação encontrada
fará parte do acervo do Arquivo Público, evitando fragmentos sem tratamento ou
acesso. "Daqui em diante, a documentação pós 1940 dependerá das Tabelas de
Temporalidade. A vantagem é que teremos um controle maior do destino desse
documento e depois que vier a ser permanente, já estará identificado",
conta.
Com a construção do novo
edifício-sede do Arquivo Público, a capacidade para armazenamento de documentos
de guarda permanente foi ampliada, assegurando que o instituição garanta a
proteção e a preservação dos documentos arquivísticos estaduais, tendo em vista
o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade
ACESSE O DECRETO: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/pdf/60145.pdf
